スポンサーリンク:最短最速でプログラミングスキルを取得!

 

どうも、プロ無職るってぃです。

この「フル外注化への道」では、いかにプロ無職るってぃが膨大な量の仕事やプロジェクトをチームでこなしてるか、フリーランスがぶつかる壁である「外注(アウトソーシング)の難しさ」を解決するために2年の歳月をかけて編み出した外注のコツを紹介していきます。




「外注することを外注化」したら上手く回りはじめた

多くのフリーランスの外注化が失敗する理由として、

  • 仕事を正確に他の人に依頼するのが苦手
  • 自分の思い通りのモノが納品されない
  • 結局それを修正・フィードバックする方が時間がかかる
  • 結果として「自分でやったほうが早い」となって外注辞める
  • フィードバックが多すぎてスタッフさんの心が折れてしまう
  • 報酬面、仕事内容で揉める(ケンカ別れ)

が挙げられますが(全て実体験)、そもそも僕の場合、人に外注指示を出すことや丁寧にやり取りすることが苦手だったんですよね。

仕事に関しては割と一匹オオカミタイプなので1人でやった方が早いと思ってますが、スケールしていくためにはそうもいきません。一度外注化に失敗してたどり着いた答えは「外注することを外注化すること」でした。

細かいバックオフィス業務とマネジメントは全て秘書さんに外注した

というわけで、フリーランス3年目に入って苦手なバックオフィス業務と外注スタッフに外注指示を出すマネジメントの仕事を秘書さん(マネージャー)を雇ってお願いすることにしました。

控えめに言ってかなり助かってますし、マネージャーのおかげで時間もできて、余った時間で他の仕事に集中することができてます。

実際に依頼してる仕事内容を紹介していきます。ちなみに秘書さんとのやり取りは全てオンラインです。

1.請求書管理

  • 外注依頼したスタッフから共用アドレス宛に送ってもらった請求書をGoogleスプレッドシートに月ごとに保存
  • 振込漏れてるものはリマインド
  • こちからから送る請求書の作成代行

今までスタッフさんからもらう請求書はチャットワークだったりメッセンジャーだったり色々混雑して管理が雑だったで、送り先は共用アドレスに完全に統一。

共用のアドレスに送ってもらった請求書は秘書さんが毎月末に月ごとのスプレッドシートに保存。そして振込漏れなどがないかチェック→リマインドという流れです。

確定申告の時のために必要な請求書をしっかりまとめてます。また、こちらからクライアントに出す請求書の作成代行もやってもらってます。

2.営業代行

  • 業先のピックアップ&リスト化
  • 営業メールのテンプートの作成。添削後、営業先にメール送信
  • 返信あった企業をリマインド。確認後、返信 or 電話

「スマホ1台旅」から企画ごとに企業からスポンサーを頂く、というマネタイズ方法を実践して上手くいってます。

そうなると、企業に提案・営業メールを送ったりやり取りする必要があるのですが、それも全て秘書さんにお願いしてやってもらってます。そのおかげもあって、今のところ全ての企画に協賛がついてます。

こちらのやることとしては、「企画ごとに相性の良さそうな業界のジャンルを伝える」だけ。

 

例)航空系(自分)→航空会社すべてリストアップ(秘書)→メール送信(秘書)

もちろん秘書さんの方からも「この業界相性いいんじゃない?」という提案が飛んでくるので助かってます。

3.重要スケジュールリマインド&記入

  • Googleカレンダー & Trelloの中で「重要マーク」ついてるタスクや納期が近いタスクをリマインド
  • 把握してる範囲の予定が決まったら記入代行

Googleカレンダーとタスク管理ツール「Trello」を秘書さんと共有してます。

 

発生したタスクはTrelloに記入していき、

  • 誰になんの仕事を依頼しているか
  • タスクの進行状況
  • 誰がどのタスクのボールを持っているか
  • 報酬の支払いは完了しているか

などを全て見える化してます。多動で色々と忘れやすい僕のために重要なスケジュールが遅れていたらリマインドしてもらいます。

ちなみにTrelloの使い方やマルチタスク管理術はこちらで解説してます▼

関連記事:【動画付き】タスク管理アプリ「Trello」を使ったTodoを見える化する方法

4.毎月の売り上げ・SNSデータ管理

毎月の売り上げや、各SNSのフォロワー数の伸びを毎月末にスプレッドシートに記入してもらってます。

 

月初に各SNSの伸びを見ながら「インスタグラムテコ入れしなきゃな〜」「YouTubeあと300人チャンネル登録者増やせないかな〜」などとあれこれ作戦会議してます。

5.各スタッフへ発注&入金業務

  • Trelloに追加したタスクをスタッフさんに発注
  • タスク完了後、スタッフさんに入金

最近ようやく気づいたんですが、人に仕事を依頼すること自体が超苦手なんですよね…

正確に細かく振ることではなく、”仕事を依頼するまで”にエネルギーを使って消耗するんですよ。「あの人忙しくないかな…予算安っとか思われないかな…正確に仕事を伝えないとな…」とか、色々気にしちゃうという。

それで結果として仕事振るのめんどくさいと感じる→遅れる→仕事のスピード感も遅れる

という負の連鎖に陥ってたので、秘書さんに外注依頼することを外注しました。

多くのフリーランスが「自分でやっちゃったほうが早くね?」と、外注を辞めてしまします(僕も何度も諦めました)。

僕がやることはTrelloに

  • 外注したい仕事の内容(とジャンルによって色付け)
  • 参考資料
  • 必要な画像やデータ等
  • 納期
  • 予算

を記入するのみ。すると、案件対応に適してる人材をオンラインサロンの中から見つけて依頼をかけてくれます。

これから業務用の銀行口座も作るので、「請求書管理→入金」も秘書さんが担当してくれるようになります。入金も1人1人振り込むの面倒ですからね。

ちなみに仕事を依頼してるスタッフは漫画家文字起こしライター、インタビューライター、動画編集スタッフ、と多岐に渡ります。

「外注の外注化」を円滑に進めるために

【前提】共用のGmailアドレスを作成しよう

まずは自分の秘書をしてもらうにあたって共用のGmailアドレスを作ります。

お互いログインできる共用のアカウントを作ればGmailだけでなく、様々なデータを管理するGoogleドライブやカレンダーも無料で使えるので超便利です。

Googleが提供するサービスはとにかく「共有」に優れているので使いまくっていきます。あとTrelloはマジで使えます。

オンライン秘書はチームのHUB!バックオフィスは外注

性格上、細かいバックオフィス業務やデータ管理、外注依頼などの仕事が苦手なので全て秘書さんに任せてます。

またプロジェクトごとにチームで仕事してるのですが、秘書さんがHUBとして機能してくれるので、他のスタッフさんとのコミニュケーションや仕事振りも円滑になり、連絡や納品が遅れることも特にありません。

というわけで業務を1人で賄わなければならないフリーランスこそ、バックオフィスを担当してくれる秘書さんがいると強いと思います!僕の場合特に、「苦手な外注することを外注化できた」のは大きいです!

ぜひ参考にしてみてください!

関連記事:【スマホ1台で旅する】仕事を”Twitter”と”喋り”だけにするためのフル外注化への道

この記事をかいた人

るってぃ

ただの無職が遊びを仕事にしてたらスポンサーがついて”プロ無職”へ。「多様な働き方と理想のライフスタイルの提供」をテーマに情報発信してます!YouTubeでの活動や、「スマホ1台旅」「100人取材プロジェクト」など様々なプロジェクトを手がけてます。
詳しいプロフィールはこちら
1対1の会話はLINE@から