外注で作業効率化!簡単なアウトソーシング導入のコツと5つのステップを解説する

ノマドフリーランスをしてます、るってぃ(@rutty07z)です。

生産性を伸ばし、事業を拡大するにはある程度の「仕組み」を作っていく必要があります。 その仕組み作りの第一歩が「タスクのアウトソーシング化」です。

特にフリーランスは基本的に1人で事業を行っていくので、自分の割けるリソースに限界があります。

ある程度請け負う仕事が増えてきて、資金にも余裕ができてきたら、少しずつタスクのアウトソーシングの導入を進めていきましょう。

 

今回の記事では、一見難しく見えるアウトソーシング導入のコツを、僕の例を取り上げながら簡単に説明していきます。

アウトソーシング導入のステップ①自分の日々のタスクを全て洗い出す

まずは、日頃自分が行っている業務ごとのタスクを全て洗い出してみましょう。 以下ざっくりですが、自分の例です↓

ブログ

  • 案件・情報リサーチ
  • 記事執筆・編集
  • 写真撮影
  • 画像編集
  • サイトデザイン
  • 文字起こし

ゲストハウス

  • メールチェック・返信
  • 清掃
  • チェックイン・アウト対応
  • 買い出し
  • 入出金管理
  • サイト運営・管理

コンサル

  • コンサルティング(週1回)
  • クライアント進捗管理
  • 教材・提案書作り

その他日々の業務

  • メールチェック・返信
  • 打ち合わせ
  • イベント・講演
  • 会計・管理

アウトソーシング導入のステップ②洗い出したタスクの中で自分がやらなくてもいいことを決める

次は洗い出した自分の日頃のタスクの中から、自分がしなくても良い、アウトソーシングできることを決定していきましょう。

ブログ

  • 案件・情報リサーチ→アウトソーシングできる
  • 記事執筆・編集→部分的にアウトソーシングできる
  • 写真撮影→アウトソーシングできる
  • 画像編集→アウトソーシングできる
  • サイトデザイン→アウトソーシングできる
  • 文字起こし→アウトソーシングできる

ゲストハウス

  • メールチェック・返信→アウトソーシングできる
  • 清掃→アウトソーシングできる
  • チェックイン・アウト対応→アウトソーシングできる
  • 買い出し→アウトソーシングできる
  • 入出金管理→アウトソーシングできる
  • サイト運営・管理→アウトソーシングできる

コンサル

  • コンサルティング(週1回)
  • クライアント進捗管理
  • 教材・提案書作り→部分的にアウトソーシングできる

その他日々の業務

  • メールチェック・返信
  • 打ち合わせ
  • イベント・講演
  • 会計・管理→アウトソーシングできる

アウトソーシング導入のステップ③必要な人材を当てはめてみる

②で「アウトソーシングできる」と判断したタスクに対して必要な人材を当てはめていきましょう。 僕が必要だと判断したのは、

  • ゲストハウススタッフ→ゲストハウスに関わること全般
  • デザイナーさん→画像編集、バナー、サイトデザイン、イラスト作成
  • カメラマンさん→取材時の写真撮影、写真編集
  • ライターさん→記事執筆、案件リサーチ
  • 文字起こしライターさん→取材音声の文字起こし
  • 秘書→案件リサーチ、会計管理、その他
以上の方々です。

アウトソーシング導入のステップ④必要な人材を集める

タスクを外注化するために必要な人材が分かったところで、その人材を集めていきます。
僕が実践した人材の集め方をご紹介します。

1.元々の知り合いに声をかける

仕事を依頼するなら「できれば知り合いが良い」と感じていたので、優秀なスキルを持った知人に声をかけて、仕事内容と報酬を話し合った上で入って頂きました。

2.知人に紹介してもらう

できれば入って欲しかった知人が別のプロジェクトで忙しかったため、その知人が信頼する別の方を紹介して頂きました。

信頼する知人が紹介する方なので、会ったことなくても信頼できます。

3.ブログ・SNSで声をかける

ライターさんに関しては特に人手が足りなかったので、SNSやLINE@から依頼をかけました。

僕のブログを読んでくれてる読者さんを中心にご応募を頂き、オンラインで軽く面談をし、8名の方に入って頂きました。

すでにブログやSNSで認知度がある方は可能かと思います。

4.クラウドソーシングサイトから集める

そして最後はクラウドソーシングサイトから人材の集客です。

僕が使用したのはランサーズクラウドワークスの2種類。

人材探しのコツとしては、まず案件を上記のクラウドソーシングサイトを使用して依頼してみましょう。

希望者が何名か応募してくるかと思いますので、自己紹介やそのサイト内の評価を見て、最も良さそうな依頼者を1名選択しましょう。

案件が納品され、内容やメールのやり取りに問題なさそうなら、「今後も定期的に仕事を依頼する」旨を添えて交渉しましょう。

そして発注に至らなかった他の応募者の中でも、評価が高い人を中心にリクルーティングしていきます。

僕はクラウドソーシングサイトから文字起こしライターさんを3名雇うことになりました。

アウトソーシング導入のステップ⑤ルールを作る

必要な人材が集まっても本当に大変なのはここからです。

ジャンル毎のアシスタントさんに仕事を発注する際のルールや仕組みを作りましょう。

この作業を怠ると、管理も非常に大変になってくるし、無駄な時間を割くことになります。

始めにしっかりルールを作っておくことで、お互い業務を効率化できて、時間も節約できます。

この「ルールを作り」に関しては、また別の記事にまとめますので少々お待ちを!

フリーランスは上手くアウトソーシングを進めて作業効率化を!

フリーランスとして仕事が安定してくると、1人だけでは全く対応しきれなくなり、時間と作業に追われるだけの生活になってしまいます。

仕事の中で人のマネジメントが最も難しいと感じますが、将来的に事業をスケールさせていくためにも、少しずつ自分がやらなくても回るものをピックアップし、アウトソーシングの導入を進めて行きましょう。

 

登録特典付き!LINE@でコラムを配信中!無料で相談も乗ってるよ


この記事があなたの「ここから」になったらシェア!

関連記事