どうもこんにちは!るってぃです。

前回は,月間目標の立て方と、その目標を達成するためのTodoの逆算の仕方を詳しく解説しました。

関連記事:確実にコミットできる月間目標の立て方とTodoリストへの落とし込み方

 

しかし、ここで多くの人が陥るのが

「Todoを作ったはいいけど、何をどこまでやって、今日何をしたらいいのか分からない!!!!」「現在何が進行中のタスクが分からない!!!!」

という悩み。事業やプロジェクトを複数抱えるほど、Todo管理は難しくなってきます。

そこで今回は、せっかく洗い出したTodoリストをしっかり管理し、綺麗に消化していくためのツールと、活用事例を紹介します。実際に僕が使用しているアプリ「Trello」を使って解説していきます!

 

洗い出したTodoの進行状況を完全に「見える化」してくれる無料のツールです。スマホアプリもあるので入れておいてください!

今回の記事で紹介する内容はこちらの動画でも解説しているので、動画で観たい方はこちらをどうぞ▼

マルチタスクの管理に「Trello」が向いてる理由

僕ももう2年以上使ってるタスク管理アプリ「Trello」ですが、ざっとこんな特徴があります。

  • 無料でTodoリストや、進行中のタスク、完了したタスクが「見える化」できる(デザインもシンプル)
  • 操作性も基本的に「ドラッグ&ドロップするのみ」で非常にシンプル、チャットやファイルの添付も可能
  • チームごとにプロジェクト管理や、クライアントとの情報共有も可能
  • 他のサービスとも連携可能で、Chromeの拡張機能が充実していて便利
  • もちろんスマートフォンアプリからも利用可能

つまりTrelloはマルチタスクの管理には非常に最適なツールなのです!

Trelloを使ったマルチタスク管理術を解説!

1.ボードを作成する

こちらがTrelloのトップ画面。

 

左上の「ボードリスト」を押すとメニューが出てくるので、下の「新しいボードを作成」から、「ボード」を作成しましょう。チームごとにボードが作成可能です。

 

今回は例として「4月Todoリスト」作成します。

2.リストの作成

ボードを作成すると、まだ中には何も入ってない状態で出てきます。

 

そこに「リスト」を作成していきます。「リスト」は横に広がっていくイメージです。例えば今回は

・4月Todo
・着手中
・4月1週目
・4月2週目
・4月3週目
・4月4週目

という風にリストを作成していきます。

 

3.「カード」の作成

「4月Todo」の「リスト」中に自分の業務を「カード」として分けて作成していきましょう。

今回は例として

・ダンススクール
・外部ワークショップ
・ブログ執筆
・英語学習
・体作り
・その他

の6つの項目を作成しました。

 

4.「ラベル」で色分け

カードが見やすくなるように、カードを「ラベル」で色分けしましょう。「カード」をクリックし、「ラベルを編集」をクリック。

 

すると、色がついたラベルが表示されます。

 

適当に業務毎に色を決めて、設定していきましょう。

 

ちなみに「Card Color Titles for Trello」というChromeの拡張機能を使って色分けをしてます。

5.業務ごとにTodoを設定していこう

作成した業務毎の月間のタスク量を記載していきましょう。後から付け足されていく形でももちろん大丈夫です。

ちなみにこれは僕の4月のタスク表です。

 

・ブログ 18記事(週4.5本、1日0.64本 )
・note 15記事執筆(週3.75本、1日0.53本)
・リライト10本(週2.5本 1日0.3本)
・チームマニュアル作成
・本4冊読む
・その他Todo

というTodoで分けました。その下に業務毎のタスクを追加していきます。もちろん後でドンドン追加していっても大丈夫です。

 

※例えばピンクの「本」の下にある「バズ部」が本のタイトルです。色のついた業務の下に白のタスクを自分の分かる範囲の名前でいいので、足していきます。

6.進行具合に合わせて「カード」を、横の「リスト」に移動していく

 

あとは、手をつけ始めた業務は1つ右の「着手中」へ移動させます。この「着手中」のリストを見れば、今どのタスクが進行しているのか、一目で分かります。例えば上記だとブログ記事の下書きが3記事、読みかけの本が2冊溜まっているのが分かります。

白色のタスクは移動させるとどの業務かわからなくなるので、「ラベル」で色をつけときましょう。そして「着手中」のタスクも終了したら、終了した週のリストに移動させます。

週ごとに終わったタスクを管理することで「1週間の自分の生産性」を把握することができます。そして翌月以降の目標と作業量を作る際に、データとして役立ちます。

 

以上が、僕流のTrelloを使ったマルチタスク管理術です。これでTodoリストが見える化でき、どのタスクが進行中で、いつまでに終わらさなければいけないのか、誰がボールを持ってるか一目で分かります。

その他 Trellloで設定しておくべきオプション

1.各Todoに期限を設定する

Trelloではカードごとに「期限」を設定することができます。「期限を変更」から、日程と時間を設定し「保存」。

 

カードの中に期限が設定されました。期限の24時間前になると、登録したメールアドレスに通知やポップアップを送る設定もできます。設定した期限に近づくと色が「黄色」→「赤」と変色していくので、タスクの漏れを防ぎます。

 

2.毎月することが決まってるTodoは「繰り返し」の設定

毎月繰り返すようなタスクは初めから「繰り返し」の設定を行っていきましょう。設定したカードが自動で出現するようになります。

ボード右上の「ボードメニュー表示」から

 

「Power-Up」を選択。

 

その中の「Card Repeater」を有効化。

 

すると、カードの中に「繰り返し」という項目が出現します。

 

「繰り返し」をクリックすると、そのカードのタスクをどのようなスケジュールと周期で繰り返すのか設定できます。

 

設定すればカードの中に繰り返しマークが表示されます。これで完了です。

 

3.TrelloのTodoをカレンダー表示させる

「ボードメニュー」から

 

「Power-Up」をクリック

 

Trelloと連携できるサービスが一覧で表示されます。1つのボードにつき3つのサービスまで連携できます(有料のBusiness版だと制限なし)

 

その中から、「カレンダー」を有効化。

 

するとボード内に「カレンダー」が出現。

 

「期限」を設定したカードはカレンダーに表記されます。カレンダーに入ってるタスクは自由に動かすことも可能です。

 

4.TrelloのTodoをGoogleカレンダーと同期させる

基本的に僕はGoogleカレンダーでスケジュール管理をしているのですが、これだとGoogleカレンダーとTrelloのカレンダーが2つ混在してしまいます。

そこで、Trelloで作ったTodoをGoogleカレンダーと同期します。まず「カレンダー」の歯車マークをクリック。

 

iCalenderフィールドが表示されるので、コードをコピー。

 

自分のGoogleカレンダーの「他のカレンダー」の「▼」マークをクリック。

 

「URLで追加」をクリック。

 

先ほどのコードをペーストすると

 

Trelloの「期限つきのタスク」が同期できます(黄色の部分です)。

 

Trelloを使ってTodoを見える化し、マルチタスク管理を成功させよう

 

マルチタスクの管理って、慣れないうちは非常に難しいですよね。せっかく立てたTodoリストも何がどこまでやったか途中で分からなくなってダレてしまう…とういのはあるあるだと思います。

慣れるまで大変だとは思いますが、「Trello」を使って上手く管理していきましょう。

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この記事をかいた人

るってぃ

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