9割の会議はオンラインで充分!時間節約のためにWeb会議ツールに切り替えよう

こんにちは!プロ無職やってます、るってぃ(@rutty07z)です。

フリーランスとして独立して半年が経ちました。情報発信を続けているとたくさんの人から

  • 会ってみたい!
  • 話してみたい!
  • コンサル受けたい!

と言ってもらえます(本当にありがたい話です。ありがとうございます。)

この1年で、ブログを通して300人以上の方には会ってきて思ったことが、ほとんどの「打ち合わせ」や「会議」と呼ばれるものが「Web会議ツールで充分じゃね」ということです。

対面(オフライン)での会議や打ち合わせは無駄が多い

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サラリーマンをされてる方など、営業の会議や、打ち合わせを対面(オフライン)で行ってる方が多いと思います。僕もサラリーマン時代はそうでした。

営業エリアが千葉県だったので、車で恵比寿のオフィスから1時間半かけて現地に行き、数件営業先回り、また1時間半かけて帰ってくるという今思うと効率が良くないような働き方をしてました。

今では「Googleハングアウト」や「Skype」「ZOOM」といったWeb会議ツールが発展してますし、通信状態も昔に比べ問題が少なくなりました。テレビ電話で話せば実際に対面で会って話してるかのようなスムーズさです。

会議をオンラインに切り替える3つのメリット

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1.時間が節約できる

会議の集合場所に伺う時間をお互いに削減できます。

つまり場所に捉われなくなるので、ネット環境さえあれば世界中どこでもオンラインで話せます。

2.お金が節約できる

打ち合わせ先に向かう交通費、喫茶店のコーヒー代など、かかってくるお金もオンラインであれば全てカットできます。

毎回毎回喫茶店で会議してるとバカにならない金額になります。出張なんてもってのほかですよね。

使用するオンライン電話アプリも無料のものがほとんどです。

3.録音・録画して保存できる

最近気づいた最大のメリット。

オンラインでの対話は録音・録画してログを取っておくことができるんですよね(もちろん向こうの許可は事前に取ってください)。

それをコンテンツ化させて配信してもいいし、有料noteで販売してもいいですし、横展開がしやすくなるはず。イベント登壇もオンラインで開催できる時代です。

逆に対面で会議をした方が良いと思うケース

 

逆にオンラインではなく、直接対面で会って会議を行った方が良いケースもあります。

1.複数人での打ち合わせ

経験上ですが、スムーズにオンラインで会議を行うなら3人が限度です。

4人以上になってくると電波の乱れ、それによる会話のテンポが合わないということになってきます。

2.複雑な資料を使用する場合

オンラインでも画面共有ができますが、やはり限界があります。

特に紙ベースの資料や複雑な事業書類を使用する会議であれば対面がベターでしょう。

3.長時間に及ぶ打ち合わせと決まってる場合

1~2時間程度の会議であればオンラインで充分問題ないですが、長時間に及ぶことが決まってる場合は対面で行った方がストレスなく進められるでしょう。

4.相手の能力が自分より格段に上の場合

少し上とか少し教えを乞うレベルならオンラインで問題ないです。

格段にレベルが自分より上の場合の会議では、対面で話した方がメリットは大きいでしょう。

レベル高い人は、話だけでなく、振る舞いや身なりを見るだけで勉強になることが多いです。

オンラインではそういった部分が見えなくなってしまうので、対面で会ってたくさん学んだ方が良いでしょう。

会議でとりあえず「会いましょう!」という常識が嫌

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「9割の会議はオンラインで充分!」という挑発的なタイトルを付けましたが、僕は人に会って話すのが大好きです。

「じゃあなんなんだよこの記事は!」と激おこプンプン丸かもしれませんが、そうでなく「とりあえず直接会いましょう!」という選択肢が1つしかない状態が嫌なんです。

直接会うのって、見えない時間とお金をお互いに消費してるわけで、自分が教えを乞う立場ならこの軽はずみな提案は失礼に当たる場合もあり得ます。

「これって直接会うほどの話なのかな?」「オンラインで済ませた方が向こうにも良いのではないか?」と、ぜひ一度考えて欲しいです。大体オンラインで済んだりします。

お客さんにとってメリットがあるように、無駄をできるだけ排除して、太く長い信頼関係を築いていきたいですね。

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